Apie darbo poziciją

Įmonės administracijos vadovui atskaitingas biuro administratorius (-ė) prižiūri, valdo ir vykdo kasdienes administracines užduotis, užtikrindamas (-a) efektyvų biuro veiklos funkcionavimą.
Pagrindinė pareiga – padėti agentūrai įvairiose srityse. Biuro administratorius (-ė) turi gebėti suprasti mūsų darbuotojų poreikius ir tuo pačiu skatinti jų kasdienį įsitraukimą atlikdamas (-a) specialias užduotis ir organizuodamas renginius.
Jis (ji) turi gebėti tinkamai prioritetizuoti ir koordinuoti administracines paslaugas, susijusias su biuro reikmenimis, įranga, saugumu ir priežiūra, bei atlikti kitas administracines užduotis, būtinas komandos gerbūviui palaikyti.
Biuro administratorius (-ė) taip pat padeda organizuoti renginius ir koordinuoja svarbių susitikimų ar konferencijų poreikius.

‍
Pagrindinės funkcijos

• Rūpintis kasdiene biuro gerove: nuo kavos aparato švaros iki visų ad hoc reikmių, susijusių su biuro patalpomis ir įrenginiais, kad komanda galėtų sklandžiai dirbti ir ilsėtis.
• Bendrauti su pastato administracija ir techninės priežiūros tarnybomis, kad būtų patenkinti biuro ir komandos poreikiai.
• Palaikyti ryšius su biuro paslaugų teikėjais, įskaitant kurjerius, apgyvendinimo įstaigas, kelionių organizatorius, įrangos ir kasdienių reikmenų tiekėjus, nebenaudojamų išteklių šalinimo, techninės priežiūros, valymo ir apsaugos tarnybas.
• Rūpintis bendra biuro patalpų išvaizda – organizuoti virtuvės valymą ir priežiūrą, užtikrinti, kad lentos būtų švarios, o susitikimo kambariai – tvarkingi.
• Prireikus prisiimti vykdomojo asistento pareigas: planuoti ir rezervuoti susitikimus, rengti susitikimų protokolus, tvarkyti išlaidų dokumentus, užsakyti restoranus ir atlikti kitas užduotis pagal poreikį.
• Būti atsakingu asmeniu priimant visus lankytojus, siuntas, tiekėjus ir darbuotojus.
• Būti atsakingu asmeniu už visus įmonės kreditinės kortelės pirkimus.
• Rūpintis darbuotojų mobiliaisiais telefonais: aparatine įranga, kelionių paketais ir telekomunikacijų sąskaitomis.
• Prižiūrėti atsargas, biudžetą ir reguliariai vykdyti visų biuro reikmenų bei įrangos pirkimą, įskaitant virtuvės reikmenis, kanceliarines ir raštinės prekes, baldus ir t. t.
• Stebėti tiekėjų sutarčių galiojimo datas / kainas, užtikrinti, kad jos būtų laiku atnaujinamos arba nutraukiamos, ir bendradarbiauti su finansų skyriumi dėl sąskaitų faktūrų.
• Įgyvendinti ir koordinuoti biuro administracines procedūras, peržiūrėti, įvertinti ir prireikus padėti įgyvendinti naujas procedūras.
• Kontroliuoti gaunamą ir siunčiamą biuro paštą bei siuntas.
• Užmegzti ir palaikyti glaudžius santykius su įmonės kelionių agentūra ir jos darbuotojais.
• Rūpintis kelionių prašymais, atlikti rezervacijas, vesti kelionių žurnalą.
• Koordinuoti maitinimą per susitikimus arba pagal poreikį.
• Padėti organizuojant įmonės konferencijas, aukščiausiojo lygio susitikimus ir specialius renginius.
• Pagal poreikį teikti bendrą administracinę pagalbą komandai.
• Griežtai užtikrinti visos darbuotojų informacijos konfidencialumą.

‍‍‍
Reikalavimai

• 3–5 metų patirtis biuro administravimo srityje arba lygiaverčiai įgūdžiai, kurie gali būti pritaikomi šioje srityje.
• Patirtis ar išsilavinimas biuro administravimo, bankininkystės, finansų ir (arba) teisės srityje – privalumas.
• Puikus verslo procesų, veiklos bei organizacinių sistemų ir struktūrų supratimas.
• Puikūs bendravimo ir organizaciniai įgūdžiai, taip pat gebėjimas atlikti kelias užduotis vienu metu.
• Būtina visiškai laisvai rašyti ir kalbėti angliškai.
• Puikūs rašymo įgūdžiai. Gebėjimas perteikti oficialią įmonės komunikaciją su minimaliais nurodymais.
• Gebėjimas profesionaliai dirbti su „Office“ programų paketu.
• Efektyvaus projektų valdymo įgūdžiai.
• Lankstumas, iniciatyvumas, orientacija į komandą ir stipri motyvacija.
• Gebėjimas atlaikyti įtampą, atlikti kelias užduotis vienu metu, nustatyti prioritetus ir laikytis griežtų terminų.
• Stiprūs gebėjimai užtikrinti diskretiškumą ir konfidencialumą.
• Darbštumas ir iniciatyvumas imantis bet kokių užduočių – tiek didelių, tiek mažų.
• Profesionalumas, draugiškumas ir pozityvumas bendraujant tiek su kolegomis, tiek su klientais.

‍
Mes siūlome:

• Puikią darbo atmosferą biure, kur vertinamas tavo balsas ir indėlis.
• Galimybę dirbti nuotoliniu būdu du kartus per savaitę.
• Galimybę dirbti iš bet kurios pasaulio vietos 30 dienų per metus.
• Kas mėnesį organizuojamas pramogines kolektyvo veiklas.
• Papildomą sveikatos draudimą, įskaitant odontologijos, sporto klubo paslaugas ir kt.
• Užkandžius ir gėrimus biure.
• Apmokamas ligos dienas.
• Keturis papildomus mokamus laisvadienius per metus.
• Mėnesinis bazinis atlyginimas: 2100–2500 EUR (bruto per mėn.)
• Lietuvių kalbos mokėjimas nėra privalomas. Gali pretenduoti kandidatai iš užsienio, turintys teisę dirbti ES. Norint eiti pareigas, reikės persikelti į Vilnių.*